Home / Artikel / Pedoman Pengolahan Bahan Pustaka

Pedoman Pengolahan Bahan Pustaka

loading...

Pengolahan atau “Processing” adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai oleh pemakai. Pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak (printed matter) dan yang terekam (recorded matter) dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan. Untuk yang berbentuk tercetak yakni buku dan sejenisnya, maka pekerjaan pengolahan itu meliputi:

1. Menyusun rencana operasional pengolahan bahan pustaka, meliputi:

  • Menentukan sistem klasifikasi dan katalogisasi yang akan dipakai.
  • Menentukan kebijakan otomasi dan penggunaan komputer dalam mengolah, menyimpan dan menggunakan koleksi.
  • Merancangan kartu-kartu, slip buku dan formulir yang diperlukan.

2. Registrasi Bahan Pustaka

Kegiatan ini adalah mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau kartu indeks (cardek) dan sejenisnya atau secara elektronis ke pangkalan data komputer. Data pustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi:

  • Nama pengarang
  • Judul buku
  • Tanggal diterima di perpustakaan
  • Tahun terbit
  • Edisi ke berapa?
  • Nama penerbit
  • Tempat dan tahun terbit
  • Sumber (membeli, sumbangan atau lainnya)
  • Keterangan lain yang dianggap perlu, seperti harga, jumlah eksemplar, dan seri.

Peregistrasian untuk terbitan berkala, disediakan dalam bentuk kartu yang ditempatkan pada kardek atau kotak khusus.

3. Pengecapan atau stempel perpustakaan pada halaman tertentu, biasanya dibubuhkan di bagian depan, di bagian tengah dan di belakang buku. Cap atau stempel itu untuk menandakan bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan. Stempel yang menjadikan cirri atau identitas bahan pustaka agar dapat dengan mudah dibedakan dengan koleksi yang lain.

4. Klasifikasi

Klasifikasi berasal dari kata classification, dari kata kerja to classify, yang berarti menggolongkan dan menempatkan benda-benda yang sama di satu tempat. Menurut Richardson (1983), klasifikasi adalah berdasarkan kesamaan dan ketidaksamaan. Berdasarkan pemilihan tersebut, koleksi yang memiliki kesamaan (isi) dikelompokkan untuk ditempatkan di suatu tempat. Selanjutnya mengklasifikasi adalah kegiatan menganalisis bahan pustaka dengan menggunakan sistem klasifikasi tertentu. Salah satunya sistem Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Dewey Classification (UDC) atau sistem yang lain. Klasifikasi tersebut pada dasarnya untuk mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan isi atau subjeknya. Maksudnya adalah agar semua bahan pustaka yang sama isinya atau sama bentuknya terkumpul menjadi satu. Selanjutnya memudahkan, mengatur, menempatkan, dan menggunakan atau menemukan kembali informasi (information retrieval) sewaktu-waktu dipergunakan. Sistem klasifikasi akan sangat membantu, baik bagi petugas dalam menyusun koleksi, maupun bagi pemakai, agar dapat dengan mudah mencari dan menemukan apa yang mereka perlukan, sehingga akan menghemat waktu dan tenaga. Pada sisi yang lain manfaat klasifikasi akan membantu tersusunnya koleksi yang lebih rapid an teratur, sehingga dapat tercipta suatu kesan bahwa perpustakaan yang bersangkutan selalu dipelihara susunan bahan pustaka dan kebersihannya.

Klasifikasi terdiri atas:

  • Klasifikasi sederhana, yaitu klasifikasi yang notasinya ditentukan maksimal 5 (lima) angka, biasanya untuk perpustakaan yang relatif kecil atau terbatas jumlah koleksinya
  • Klasifikasi kompleks, yaitu klasifikasi yang notasinya mewakili isi bahan pustaka secara spesifik dan setepat mungkin.

Pengunjung perpustakaan yang ingi meminjam atau membaca buku atau sumber informasi lainnya, belum semua dapat memahami dan menggunakan sistem klasifikasi yang dipergunakan di perpustakaan. Oleh sebab itu, petugas layanan harus berusaha untuk memberikan bimbingan dalam menggunakan sarana temu kembali informasi tersebut. Kegiatan itu disebut pendidikan pemaka (users education). Pada prinsipnya klasifikasi atau pemberian kode notasi harus diusahakan agar dapat membantu pemakai, bukan sebaliknya malahan mempersulit pemakai, karena notasinya sulit dimengerti.

5. Katalogisasi

Katalogisasi merupakan proses mengatalog koleksi bahan pustaka di perpustakaan, seperti buku, majalah, Koran, kliping, brosur, dan laporan. Hasil pekerjaan katalogisasi adalah katalog, yang berisi keterangan-keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik bahan pustaka. Keterangan atau deskripsi katalog mencakup:

  • Tajuk entri yang berupa nama pengarang utama (heading).
  • Judul buku, baik judul utama maupun sub judul.
  • Keterangan tentang kota terbit, nama penerbit dan tahun terbit (imprit)
  • Keterangan tentang jumlah halaman, ukuran buku, ilustrasi, indeks, table, bibliografi dan apendik
  • Keterangan singkat mengenai isi penerbitan, judul asli, dan pengarang aslinya (apabila bukutersebut hasil terjemahan).

Katalogisasi adalah kegiatan membuat deskripsi data bibliografi suatu bahan pustaka menurut standar atau peraturan tertentu. Hasil mengkatalogisasi dapat berupa deskripsi (entry) yang dibuat dalam bentuk kartu katalog atau yang dimuat dalam pangkalan data komputer. Katalog merupakan wakil koleksi bahan pustaka.

Katalogisasi dibagi menjadi tiga macam, yaitu:

  • Katalogisasi sederhana, adalah kegiatan katalogisasi yang hanya mencantumkan informasi data bibliografis, tingkat (level) 1 berdasarkan Anglo American Cataloging Rules (AACR) II yaitu: judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit, dan nomor standar seperti Internasional Standard Book Number (ISBN).
  • Katalogisasi kompleks, adalah kegiatan katalogisasi yang mencantumkan informasi data bibliografis tingkat 1 ditambah antara lainjudul parallel, judul-judul seri, judul terjemah, dan pengarang tambahan.
  • Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliograsi lain dengan atau tanpa menambah informasi yang diperlukan.

Kartu-kartu katalog yang dibuat dapat terdiri atas:

  • Katalog pengarang
  • Katalog judul
  • Katalog subjek
  • Katalog klasifikasi

Katalog kartu yang standar menggunakan karton halus, kat dan tipis berukuran 12.5 x 75 cm, berlubang yang terletak di bagian sisi bagian bawah, dan di tengah-tengah antara sisi kiri dan kanan kartu.

6. Pembuatan Kelengkapan Pustaka.

Pembuatan kelengkapan pustaka adalah kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan pustaka agar pustaka itu siap dipakai, mudah dipergunakan, dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan itu antara lain:

  • Label buku, yang berisi nomor panggil / kode klasifikasi, tiga huruf pertama pengarang, dan satu huruf pertama judul buku.
  • Kartu buku dan kantong buku.
  • Slip buku atau slip tanggal kembali.
  • Sampul, untuk menjaga agar buku (koleksi) tetap bersih dan tidak mudah rusak

Setiap buku harus dibuatkan yang berisi nomor atau kode panggil. Label itu dibuat dan ditempelkan pada punggung buku bagian bawah (-+) 3 cm dari ujung bawah buku. Gunanya untuk mengenali atau mengetahui dengan cepat buku yang dicari. Setiap buku dibuatkan kartu buku, lengkap dengan kantong untuk kartu dan diletakkan / distempel pada halaman belakang kulit (sampul) buku. Slip buku atau slip tanggal kembali adalah lembar yang dipakai untuk mencatat tanggal pengembalian dan atau nama peminjam buku, diletakkan pada halaman terakhir buku.

7. Penjajaran Kartu (file)

Kartu-kartu katalog yang sudah selesai dibuat (ditik) sesuai dengan format, deskripsi isi dan jumlah yang diperlukan, kemudian dijajarkan (di- file) pada laci atau lemari katalog. Penjajaran kartu-kartu itu menurut urutan abjad atau kamus. Selanjutnya untuk dipergunakan oleh pengunjung sebagai sarana mencari buku yang diperlukan. Sedangkan pada ruang kerja petugas dijajarkan pula kartu-kartu katalog sebagai arsip yang sering disebut katalog self list yang disusun menurut urutan nomor kode kelas (klasifikasi). Di bagian belakang kartu katalog dicantumkan nomor induk buku yang bersangkutan.

8. Penyusunan koleksi (buku) di rak

Setelah buku atau bahan pustaka selesai diproses dan dilengkapi dengan berbagai kelengkapan tersebut di atas, dan kartu-kartu katalog dijajarkan menurut sistem tertentu. Kemudian bahan pustaka tersebut harus segera disusun atau diatur pada rak buku untuk dilayankan kepada pemakai perpustakaan. Penempatan buku-buku tersebut juga harus sesuai dengan urutan kartu katalog agar mudah mencarinya. Penyusunan buku-buku di perpustakaan ada dua cara. Pertama, penempatan yang tetap (fix locations), artinya sekali ditempatkan, seterusnya berada di temoat itu, jika ada penambahan koleksi akan ditaruh di tempat lain, mungkin berdekatan dengan yang sudah ada. Kedua, penempatan relatif atau tidak tetap (relative locations), maksudnya bahwa penempatan koleksi dapat berubah atau berpidah karena koleksi yang sama subjeknya harus terkumpul pada satu tempat, sehingga terpaksa menggeser atau memindahkan yang sudah ada.

Seperti kita ketahui bahwa di antara buku-buku perpustakaan ada yang ukurannya berbeda dari yang standar. Yakni berukuran lebih, di luar standar, lebih besar (lebar dan panjang) atau sebaliknya lebih kecil. Untuk menjaga susunan yang rapi, maka koleksi yang ukurannya “ekstra” tersebut sebaiknya ditempatkan tersendiri, dengan disertai keterangan dan informasi, agar pengunjung tidak sulit menemukannya.

Yang penting bagi petugas harus membuat catatan dan pemakai diberikan semacam panduan atau guidance, agar pemakai tidak menemui kesulitan dalam menemukan informasi yang diperlukan.

9. Penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka

Kita harus menyadari bahwa setiap informasi yang ada di perpustakaan mempunyai nilai. Bahkan untuk koleksi yang langka, dan tidak dapat diperbarui, kadang-kadang tak ternilai harganya, tidak dapat dinilain dengan uang. Oleh karena itu setiap petugas perpustakaan dan juga pemakai jasa perpustakaan diharapkan ikut memelihara, mengamankan, dan melestarikan koleksi perpustakaan. Pekerjaan penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan utama yang harus dilakukan perpustakaan. Tujuannya agar setiap bahan pustaka selalu terpelihara atau terawatt sehingga usianya menjadi panjang, daya pakainya lama, dan penempatannya di rak selalu teratur dan keadaannya selalu bersih. Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan:

  • Menyusun rencana operasional, seperti menyusun rencana program, menyusun rencana kebutuhan, dan menyiapkan perlengkapan.
  • Mengidentifikasi bahan pustaka.
  • Mengelola jajaran bahan pustaka dan kartu katalog.
  • Merawat bahan pustaka, dan memperbaiki kerusakan bahan pustaka.
  • Mereproduksi bahan pustaka, sejauh memungkinkan, ditinjau dari segi aturan perundang-undangan yang berlaku (hak atas kekayaan intelektual – HAKI) maupun kelayakan fisik koleksi.

Secara teratur petugas (pustakawan) perlu melakukan kegiatan mengidentifikasi bahan pustaka, yang meliputi pekerjaan:

  • Meneliti dan mengecek bahan pustaka yang rusak dan memerlukan perawatan.
  • Mengecek kelengkapan nomor majalah, dan Koran yang dilanggan untuk dijilid.
  • Menentukan bahan pustaka yang direproduksi.
  • Menentukan jadwal fumigasi.
  • Mengelola jajaran bahan pustaka menurut sistem tertentu yang sudah diberlakukan.

Pada prinsipnya semua koleksi bahan pustaka harus disusun dan ditata secara rapi, sesuai dengan sistem klasifikasi. Keteraturan tersebut, baik sebelum maupun sesudah dipergunakan setiap harinya. Kondisi keteraturan susunan bahan pustaka itu sangat dipengaruhi oleh sistem layanan. Layanan terbuka akan berakibat kekurang-teraturan susunan bahan pustaka, karena pengunjung bebas memilih dan “mengacak-acak” susunan yang ada, sehingga petugas harus bersabar, tekun dan teliti untuk menata kembali setiap habis dipergunakan. Namun demikian pengunjung perlu diberikan tuntunan tentang bagaimana menelusur dan mempergunakan koleksi, agar mereka yang kurang paham dalam menemukan sumber informasi diinginkan, tidak “sembarangan” dan sebaiknya bertanya kepada petugas layanan. Sedangkan sistem layanan tertutup, akan mengakibatkan susunan koleksi tetap teratur rapi. Namun pengunjung tidak dapat bebas memilih, sebab mereka terbatas pada laci katalog, dan mencatat apa yang diperlukan, kemudian menyampaikan kepada petugas untuk dicarikan. Dalam sistem layanan tertutup, jika terjadi kekeliruan menempatkan kembali yang selesai dipergunakan, dapat berakibat kesulitan menemukan kembali bahkan bisa dinyatakan “hilang” karena sudah berubah dari sistem. Dalam hal sistem layanan itu masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangannya. Kebijakan untuk menerapkan sistem layanan yang mana, merupakan keputusan pimpinan, namun semuanya harus dipertimbangkan baik atau buruknya, atau kelebihan dan kekurangannya.

Pemeliharaan dan Perawatan Bahan Pustaka

Kegiatan memelihara dan merawat bahan pustaka meliputi pekerjaan:

  • Pengecekan sebelum bahan pustaka mengalami kerusakan. Dilakukan tindakan seperti memperhatikan keadaan ruangan agar tidak terjadi kebocoran dari atap. Air tidak mesuk ke ruang perpustakaan, suhu udara yang cocok dan stabil untuk koleksi, penyampulan koleksi dan anjuran agar pemakai ikut memeliharanya. Penempatan selain sesuai dengan urutan nomor kelas, bisa juga menurut ukuran agar yang berukuran besar disatukan dengan yang besar dan yang kecil terkumpul dengan yang kecil, sehingga kelihatan rapi. Melakukan fumigasi untuk memberantas serangga dan kutu buku yang dapat merusak koleksi.
  • Untuk koleksi yang terekam, pemeliharaan ditangani secara tersendiri, misalnya menempatkan atau menyimpan pada ruangan khusus dengan pendingin udara (AC).
  • Pemeliharaan koleksi ketika sebelum rusak misalnya dengan perbaikan, melaminas, halaman tertentu yang rusak, rapuh, menjilid kembali, member bahan kimia pengawet kertas, dan mencegah masuknya serangga masuk ke dalam buku-buku.
  • Semua koleksi hendaknya terhindar dari debu dan kotoran yang lain, tidak diperkenankannya membawa makanan dan minuman ke ruang perpustakaan, untuk menghindari datangnya binatang serangga, tikus, dan lain-lain.

Reproduksi Bahan Pustaka

Pekerjaan ini dilakukan hanya untuk bahan pustaka yang penting tetapi keadaannya sudah tua, bahan pustaka langka dan bahan pustaka yang mempunyai nilai historis dan disimpan selamanya. Cara melakukan reproduksi adalah:

  • Difoto kopi.
  • Dialihkan ke kaset (tape recorder dan sejenisnya).
  • Dialihkan kebentuk mikro seperti film-mikro, CD Rom.
  • Dibuatkan digital.
  • Membuat duplikat terutama untuk bahan pustaka yang nonbuku

Mengingat bahwa untuk membuat reproduksi koleksi memerlukan biaya yang relatif mahal, maka prosesnya harus selektif dan menganut asas prioritas. Artinya sejauh masih dapat dipergunakan dalam bentuk teks penuh (full text) akan lebih baik.

Daftar Pustaka

Sutarno NS (2006). Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktik. Jakarta: Sagung Seto.

Pedoman Pengolahan Bahan Pustaka


About Redaksi

Kirimkan Tulisan anda tentang semua hal yang berkaitan dengan Perpustakaan dalam bentuk Artikel, Berita, Makalah, Lowongan Kerja Pustakawan, Seminar Perpustakaan, atau yang lain yang berkaitan dengan dunia perpustakaan ke email Redaksi : bicaraperpustakaan@gmail.com | Dan Jika ingin jadi bergabung untuk menjadi PENULIS dalam situs ini silahkan mendaftar ke link berikut ini http://bicaraperpustakaan.com/wp-login.php?action=register

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

loading...