Home / Artikel / Pengawasan Perpustakaan

Pengawasan Perpustakaan


Pengawasan perpustakaan merupakan fungsi terakhir dalam proses manajemen, setelah perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan. Pada pokoknya pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar, atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan dapat dilakukan berdasarkan: suatu perangkat kriteria yang harus ditetapkan sebelumnya guna mengukur pelaksanaan, dan suatu sistem yang dapat membuat kesalahan-kesalahan dan penyimpangan menjadi nampak jelas. Pada intinya pengawasan (kontrol) terdiri atas dua komponen yaitu standar performa dan sistem pengawasan, yang meliputi prosedur, metode dan teknik.

    1. Standar performa/ kinerja

Adalah seperangkat kriteria yang dipergunakan untuk mengukur efektifitas suatu organisasi, tim, fungsi, tugas, jabatan atau pelaksanaan kewajiban. Standar dapat bersifat administratif, yuridis atau teknis, dan sifat standar bisa kompleks. Standar yang dipergunakan berbeda-beda menurut tingkat organisasi. Pada tingkat puncak (top) kriteria lebih bersifat administratif, yuridis, psikologis, atau ekonomis. Pada tingkat tengah (middle) lebih bersifat operatif, teknis, seperti standar mengenai hasil/ luaran, volume, peningkatan layanan, dan satuan prestasi yang dapat diukur. Pada tingkat dasar (bottom) kriterianya lebih mengenai detil-detil teknis perorangan, kekuatan tenaga manusia (manpower), volume, koleksi, peminjaman-pengembalian (sirkulasi), pelanggan, dan lain sebagainya.

     2. Pengawasan sistem

Pangkal tolak sistem atau tata cara pengawasan adalah bentuk rencana (plan) apa yang diawasi dan bagaimana cara mengawasi. Semuanya tergantung pada bentuk rencananya. Pada umumnya pengawasan sudah masuk dalam built in controls. Lebih tegasnya berbentuk formulir laporan yang harus dibuat secara berkala seperti formulir statistik, daftar cek (checklist) dan sebagainya. Yang harus dicegah adalah pengawasan yang berlebihan (over control), hanya karena mengejar kesempurnaan (perfeksi), terlalu hati-hati sehingga seolah-olah kurang percaya kepada bawahan. Pangkal tolak perencanaan adalah tujuan (goal-objective). Setelah menentukan tujuan, kemudian menentukan bentuk-bentuk rencana lain seperti kebijakan, prosedur, sistem, metode, standar, dan anggaran. Tujuan dan hakikat pengawasan adalah membuat penyelenggaraan (performance) dan hasilnya (result, finish) sesuai dengan rencana (in accordance with a plan). Pengawasan juga bertujuan untuk memecahkan masalah (problem solving), misalnya meningkatkan keamanan, meningkatkan disiplin, kebersihan, higienis, dan kesiapan petugas.

Hal-hal yang tercakup dalam pengawasan antara lain: proses pengawasan, objek pengawasan, sistem pengawasan, metode dan teknik pengawasan. Metode pengawasan mencakup metode observasi langsung, metode statistik, dan metode laporan mencakup pula observasi. Teknik pengawasan meliputi kontrol dengan pengecualian (control by exception).

  • Evaluasi

Evaluasi adalah pengawasan yang dilakukan dengan mengadakan pengukuran terhadap keseluruhan proses penyelenggaraan, terutama setelah semuanya selesai (complete accomplishment. Evaluasi semacam ini dilakukan untuk menyiapkan lagi/ kembali suatu perencanaan atas semua aktifitas yang akan datang. Jadi prosesnya berbentuk per yang melingkar kearah depan atau “spiral” dan tidak kembali ke tempat semula.

  • Pelaporan pertanggungjawaban atau reporting

Tindak lanjut pengawasan adalah pemberian pertanggungjawaban yang terdiri atas:

  1. Tanggungjawab atas yang dirikan tugas dan perintah kepada yang melimpahkan wewenang kepadanya
  2. Tanggungjawab kepada hukum: tanggungjawab ini disebut liability. Pemimpin atau manajer melimpahkan wewenang dari atasannya dengan tidak boleh melanggar hukum atas kekuasaan yang dijalankannya
  3. Tanggungjawab kepada organisasi: ini disebut accountability dalam hal pemakaian hak-hak atau wewenang. Seorang manajer harus mencatat dalam buku harian yang harus diperiksa secara berkala oleh atasannya dalam hal penggunaan uang, barang, material, dan sebagainya.

Pertanggungjawaban mengenai penggunaan sumber-sumber tersebut diatas harus disesuaikan dengan anggaran belanja (budget) yang telah disediakan oleh atasan.

Pengawasan atau kontrol yang merupakan bagian terakhir dari fungsi manajemen dilaksanakan untuk mengetahui:

  1. Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana semula
  2. Apakah di dalam pelaksanaan terjadi hambatan, kelemahan, kesulitan dan lain sebagainya
  3. Untuk mengetahui secara dini hal-hal yang menyebabkan timbulnya masalah
  4. Untuk mencegah terjadinya kegagalan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang, penyimpangan, pemborosan
  5. Untuk meningkatkan efisiensi an efektifitas organisasi
  • Pengawasan atau kontrol

Pengawasan dapat dilakukan dengan cara, meminta laporan atas hasil pelaksanaan kegiatan, dan mencocokkan dengan standar atau ukuran yang telah ditetapkan, dan melihat langsung ke lapangan serta mengadakan wawancara atau semacam tes, dan mendapatkan jawaban secara langsung. Hasil atas mekanisme pengawasan merupakan bahan untuk merumuskan keputusan dan tindakan dalam bentuk perencanaan kembali. Jadi fungsi-fungsi manajemen proses kegiatannya berlangsung terus-menerus seperti lingkaran yang berbentuk lingkaran yang berputar ke depan. Artinya proses pengawasan itu tidak kembali pada semula. Sebab perencanaan yang dibuat merupakan kelanjutan dari proses sebelumnya dan terus maju kearah titik tertentu, tidak berhenti di tempat. Perjalanan sebuah organisasi perpustakaan akan terus bergerak maju kearah apa yang akan menjadi tujuan akhir. Sebuah perpustakaan yang memiliki citra dan kinerja baik, banyak dikenal dan dimanfaatkan oleh masyarakat, dan mampu memberikan sesuatu yang berarti, terutama dalam dunia informasi, pendidikan, penelitian dan menjadi agen perubahan.

Daftar Pustaka

Sutarno NS (2006). Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktik. Jakarta: Sagung Seto.

Pengawasan Perpustakaan


About Redaksi

Kirimkan Tulisan anda tentang semua hal yang berkaitan dengan Perpustakaan dalam bentuk Artikel, Berita, Makalah, Lowongan Kerja Pustakawan, Seminar Perpustakaan, atau yang lain yang berkaitan dengan dunia perpustakaan ke email Redaksi : bicaraperpustakaan@gmail.com | Dan Jika ingin jadi bergabung untuk menjadi PENULIS dalam situs ini silahkan mendaftar ke link berikut ini http://bicaraperpustakaan.com/wp-login.php?action=register

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *