Home / Artikel / Penggerakan Perpustakaan

Penggerakan Perpustakaan


Penggerakan Perpustakaan – Fungsi manajemen perpustakaan yang ketiga setelah fungsi perencanaan dan pengorganisasian adalah penggerakan. Fungsi tersebut merupakan penggabungan dari beberapa fungsi manajemen yang saling berhubungan satu sama lainnya, yakni meliputi kepemimpinan (leadership), pengarahan, komunikasi, pemberian motivasi, dan penyediaan sarana dan prasarana atau fasilitas. Hal tersebut merupakan tugas utama seorang pemimpin (manajer) sehari-hari. Penggerakan mencakup tugas-tugas:

1. Kepemimpinan

          Kepemimpinan yang disandang oleh seseorang yang harus dijalankan mencakup:

  • Kepemimpinan satu kesatuan dari suatu “komponen” merupakan apa yang harus dipunyai, dijalankan dan dipergunakan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai pemimpin perpustakaan. Kepemimpinan yang harus dipunyai antara lain kemampuan, kemauan, bakat, sifat-sifat atau kecakapan (skills).
  • Kepemimpinan yang harus dijalankan antara lain tugas, kewajiban, wewenang, tanggung jawab, fungsi-fungsi, dan kegiatan-kegiatan.
  • Kepemimpinan yang harus dipergunakan antara lain teknik atau sarana.

Kepemimpinan yang harus dijalankan dalam manajemen, khususnya yang dimaksud dalam hal penggerakan ada tiga macam sekaligus, yaitu:

  1. Kepemimpinan organisasi, yang bersifat kaku, karena bertujuan menegakkan tertib dan disiplin organisasi
  2. Kepemimpinan personal, yang bersifat pendekatan kemanusiaan dalam menghadapi bawahan. Hubungan masyarakat dipergunakan dalam rangka mewujudkan kepemimpinan ini. Tujuannya adala menciptakan iklim kepercayaan bawahan terhadap atasan sehingga berkembang dukungan
  3. Kepemimpinan tim kerja kolektif, yakni kepemimpinan yang merupakan paduan kedua sistem kepemimpinan diatas dan kelompok teknikal, yang bertujuan menegakkan kerjasama atas dasar kesederajatan terhadap posisi dan tugas dengan prinsip integritas. Kerjasama menjaga keutuhan secara menyeluruh, dan prinsip disiplin kerja agar semua kelompok menjaga mutu pekerjaan (produk). Kepemimpinan manajemen perpustakaan akan lebih lengkap apabila memenuhi syarat-syarat pokok sebagai berikut:
  • Pemimpin harus peka terhadap iklim lingkungan. Artinya mau mendengarkan saran, pandangan, nasihat, dan pandangan orang-orang di sekitarnya tentang berbagai hal yang relevan. Makin banyak masukan informasi akan makin mantap pandangannya secara situasional. Meskipun seorang pemimpin tidak harus menuruti pendapat mereka itu.
  • Pemimpin harus menjadi teladan (ing ngarso sung tulodo) dalam lingkungannya terutama tentang hal-hal yang ia instruksikan, ajarkan, dan harapkan dari bawahan/ pengikutnya.
  • Pemimpin harus bersikap dan bersifat setia kepada janjinya, atasan dan bawahannya, misi dan tujuan organisasinya.
  • Pemimpin harus mampu mengambil keputusan, artinya harus pandai, cakap, berani mengambil keputusan setelah semua faktor yang relevan diperhitungkan. Istilah berani secara moral (moral courage) dengan penuh tanggung jawab, tidak melarikan dirijika ada akibat-akibat yang meminta pertanggungjawaban.
  • Pemimpin harus mampu menggerakkan dan memberikan semangat kepada bawahan dan lingkungannya (ing madyo mbangun karso), dan mampu memberikan dukungan dan motivasi agar bawahan mau dan mampu mengatasi permasalahan yang dihadapi (Tut wuri handayani)

Menurut H. basri Iba Asghary, fungsi pemimpin mencakup hal-hal sebagai berikut:

  • Bermusyawarah, dalam arti membicarakan suatu program atau perencanaan dengan pengikut (bawahan), sehingga semua merasa memiliki, dan kemudian mau melaksanakan program itu bersama dan terpadu untuk mencapai tujuan.
  • Perbedaan persepsi harus dikembalikan kepada ajaran atau aturan hokum yang tertinggi (Quran) yang dipedomani bersama.
  • Orang-orang yang memotong urusan (menyimpang dari sumber hokum), harus diambil tindakan yang sebanding.
  • Seorang pemimpin harus berusaha menjaga persatuan dan kekompakan para bawahan, agar tidak tercerai-berai.
  • Seorang pemimpin harus selalu berlaku adil dalam memecahkan masalah atau dalam memberikan sanksi hokum kepada bawahan, sesuai dengan kesalahannya dan tidak dipengaruhi oleh sentiment pribadi atau berbeda paham.
  • Fungsi seorang pemimpin dalam konteks pengawasan tidak lain, kecuali melakukan tugas memerintahkan untuk berbuat kepada kebajikan yang konstruktif, dan mencegah perbuatan kerusakan baik untuk organisasi maupun untuk pribadi.
  • Seorang pemimpin yang dicontohkan dan dipraktikkannya, adalah memberikan teladan jujur, amanah, tidak bohong, dan tidak melakukan penyimpangan dalam mengelola aset organisasi. (Buletin Dakwah, No, 26 Th. XXX, 2003).

Sementara itu Soebagio Sastrodiningrat, menjelaskan bahwa kepemimpinan terutama dalam manajemen pemerintahan, di tingkat eselon manapun mereka berada, sebaiknya mempunyai tujuh (tujuh) matra (faset, segi, muka), yaitu:

  • Pemimpin sebagai pemimpin (leader), dengan cirri-ciri sebagai berikut:
  1. Memahami dan menyadari tujuan organisasi
  2. Memahami gaya, watak dan sifat diri sendiri dan bagaimana dampaknya keluar
  3. Cakap mendiagnosa situasi, kondisi, dan lingkungan (siskonling) dan mengetahui keperluan pegawai bawahannya
  4. Mampu menyesuaikan gayanya dengan siskonling untuk kemudian dibawa ke arah mencapai tujuan
  5. Mampu dan cakap berkomunikasi
  • Sebagai wirausaha (entrepreneur), dengan unsur-unsur yang menonjol, yaitu:
  1. Motif prestasi tinggi
  2. Kemampuan berpikir orisinal, kreatif, kritis, analitis dan strategi
  3. Punya daya penggerak diri (self motivation)
  4. Mampu mengendalikan resiko
  5. Mempunyai daya juang dan tekad untuk mencapai hasil yang tinggi
  6. Penuh tanggung jawab, berinisiatif dan memiliki kesiagaan dan kewaspadaan mental yang tajam
  7. Memiliki kemampuan teknologi yang luas, berkemampuan menggerakkan manusia dan berkomunikasi secara lincah, berwatak tinggi, berbudi dan berkepribadian luhur
  • Sebagai manajer, yang lebih menekankan pada:
  1. Motif pergaulan tinggi
  2. Memiliki kemampuan sebagai coordinator dan integrator
  3. Mampu meningkatkan output ratio dan berjiwa daya guna, tepat guna dan hasil guna
  4. mampu menjembatani antara para generalis dan spesialis serta antara para professional.
  • Sebagai administrator, yang lebih menghendaki:
  1. Kemampuan menjabarkan kebijaksanaan, program-program ke dalam bahasa operasional
  2. Memiliki pengetahuan yang luas tentang peraturan, sistem, metoda, prosedur, dan sebagainya
  3. Mampu menafsirkan prosedur ke dalam kegiatan nyata
  • Sebagai pengawas – pengendali, dengan ciri-ciri yang menonjol seperti:
  1. Memiliki kemampuan, kecakapan mengajar, melatih dan mengembangkan pegawai
  2. Mampu meningkatkan prestasi melalui pengalaman, pengetahuan dan ketrampilan kerja pegawai bawahannya
  3. Cakap dalam memanfaatkan fasilitas yang tersedia, mengendalikan pegawai dan memiliki semangat dan jiwa kepemimpinan
  4. Mempunyai pandangan jauh ke depan tentang beban kerja, menghindarkan hambatan, bersikap sabar tetapi tegas dan adil serta mempunyai bakat kelincahan dalam pergaulan.
  • Sebagai staf, dengan ciri-ciri sebagai berikut:
  1. Mempunyai inisiatif menemukan fakta, yang sangat tinggi
  2. Berwatak serba ingin tahu
  3. Mempunyai daya analisa, evaluasi, membuat laporan dan kesimpulan yang sangat cermat dan akurat, berpikir produktif, matang positif dan memberikan rekomendasi secara tepat dan mampu menyelesaikan permasalahan
  4. Cakap mengadakan penyidikan/ deteksi, pandai melihat apa yang perlu segera diselesaikan
  5. Mudah bergaul, gemar bertukar pikiran, pengalaman dan pengetahuan dan cakap menyajikan telaah staf
  • Sebagai teknisi, dengan mengembangkan hal-hal sebagai berikut:
  1. Mengadakan pendidikan dan pelatihan yang cocok sebelum mengadakan kenaikan jabatan
  2. Latihan jabatan itu diiringi pendelegasian beberapa tanggung jawab kepada pegawai tersebut agar dia belajar dari pengalaman
  3. Mengadakan seleksi yang cermat dalam memilih pegawai yang benar-benar dapat memangku jabatan yang akan diserahkan kepadanya
  4. Mengharuskan mengikuti pendidikan dan pelatihan sebelum memangku jabatan yang lebih tinggi (Soebaggio Sastrodiningrat, 1998)

2. Pengarahan

loading...

Pengarahan adalah bagian (sub fungsi) dari penggerakan yang berhubungan erat dengan getting things done atau membuat terlaksananya segala sesuatu untuk mencapai tujuan. Pada intinya adalah membimbing dan mengendalikan, mengajar, member tahu, dan membuat bawahan bisa melakukan sesuatu. Pengarahan (directing) bersumber pada kewenangan untuk memberikan perintah, yang dikaitkan dengankonsekuensi hokum dan materiilnya. Bagaimana menginterpretasikan dan menjelaskan kepada bawahannya tentang policy, prosedur dan program-program yang berlaku sehingga segala sesuatunya berjalan terkoordinasikan.

Kesimpulannya tugas seorang pemimpin dalam melakukan pengarahan (directing) adalah melakukan agar semua pekerjaan berlangsung sesuai dengan renana dan tetap memelihara arus kerja (flow of work) yang mantap (steady). Penggunaan sumber-sumber daya dilakukan secara wajar dan baik. Dan orang-orang bekerja menurut acara dan jadwal dan menghasilkan menurut kualitas dan kuantitas yang diinginkan

3. Komunikasi

Komunikasi dalam manajemen sangat menentukan proses manajemen itu. Hal itu sangat wajar dan logis sebab manajemen hanya dapat berjalan melalui jalan pikiran dan kegiatan orang-orang. Untuk menjalin hubungan antar orang-orang yang baik harus ada bentuk-bentuk komunikasi yang efektif gunamenciptakan hubungan kerja sama yang baik. Komunikasi memang mencakup seluruh aspek dan fungsi manajemen. Oleh karena itu komunikasi atau human relations memang merupakan salah satu inti kepemimpinan. Untuk menciptakan komunikasi yang baik terdapat empat faktor, yaitu:

  • Komunikator (sumber berita, pembicaraan dan pengirim)
  • Pesan, berita, atau messages yang disampaikan komunikator untuk diterima oleh penerima dalam keadaan utuh atau lengkap
  • Sarana, media, lambang, atau symbol yang dipergunakan
  • Penerima, pendengar, pembaca, pengamat, bawahan atau orang lain.

Dalam komunikasi yang baik tidak terjadi gangguan atau distorsi yang dapat mengurangi muatan pesan yang disampaikan.

Komunikasi dalam manajemen diharapkan terjadi tidak satu arah, melainkan dua, tiga arah atau lebih, yang pertama, yang bersifat vertikal ke bawah antara atasan dan bawahan (top down) yang berupa perintah, komando, instruksi, kebijakan, penjelasan dan informasi. Kedua, komunikasi yang bersifat vertikal ke atas (bottom up) antara bawahan dan atasan misalnya laporan, informasi, saran, masukan atau usulan, dan mungkin pula berupa tuntuan. Ketiga, komunikasi antara atasan sesama atasan atau antara bawahan dengan bawahan yang disebut hubungan horizontal. Keempat, antara bawahan/ atasan dengan bawahan/ atasan yang lain yang bersifat silang (cross communications).

Komunikasi dalam manajemen harus memenuhi prinsip-prinsip akan tetapi jelas dan tegas. Isi pesan ada tiga macam, yaitu:

  • Apa yang harus diketahui oleh setiap anggota manajemen secara keseluruhan (pimpinan organisasi)
  • Apa yang harus diketahui oleh setiap manajer (pimpinan unit satuan kerja) masing-masing
  • Apa yang harus diketahui oleh para pegawai bawahan baik secara umum maupun secara khusus menurut kedudukan masing-masing

Hambatan yang terdapa dalam setiap sistem komunikasi formal organisasi akan selalu ada, namun diusahakan sekecil mungkin. Hambatan antara lain:

  • Filsafat atau pandangan hidup orang-orang
  • Budaya organisasi dan manajemen yang harus ditegakkan
  • Kondisi mental (sikap mental)
  • Pengetahuan pendidikan yang berbeda
  • Bahasa dan media

Disamping itu adanya kecenderungan alami manusia yang suka berkelompok-kelompok berdasarkan kepentingan, hukum alam yang mencari sesame jenis, dapat menimbulkan “klik-klik” atau kelompok. Selain komunikasi formal organisasi, ada pula komunikasi informal, yang berbentuk berita isu-burung, tanggapan-tanggapan, iseng, perasaan dan sebagainya.

4. Pemberian Motivasi

Pemberian motivasi oleh pimpinan kepada bawahan yang menyangkut kesediaan untuk beraksi dan bertindak postitif seperti berpartisipasi aktif terhadap pimpinan dengan sebaik-baiknya untuk kepentingan organisasi. Motivasi ini berkaitan dengan perilaku manusia (human behavior) dan dalam hal itu perlu dipahami segi-segi psikologis. Faktor-faktor yang dapat memberikan motivasi antara lain:

  • Motif-motif atau kekuatan yang datangnya dari jiwa orang yang bersangkutan, misalnya kebutuhan, emosi, entusias, ingin puji, semangat
  • Kekuatan-kekuatan dari luar diri seseorang, yang dapat menstimulir misalnya gaya kepemimpinan yang disukai, fasilitas, iming-iming (rangsangan), rasa keadilan
  • Perangsang-perangsang kerja, seperti bonus, insentif, penghargaan, promosi jabatan, pendidikan, kesejahteraan, kesempatan keluar negeri.

5. Penyediaan Fasilitas

Penyediaan fasilitas atau kemudahan merupakan bagian dari penggerakan. Hal itu sangat penting dilakukan untuk efisiensi operasional dan menignkatkan daya kerja orang-orang/bawahan. Fasilitas yang tidak atau kurang memadai akan berakibat banyak, misalnya waktu dan tenaga hilang karena bawahan harus berusaha mencari sendiri apa yang diperlukan mereka untuk menjalankan tugas. Fasilitas berarti menyediakan, memberikan secara cepat dan tepat segala sesuatu yang diperlukan untuk menunaikan tugas atau perintah dengan pedoman: apa yang harus disediakan, berapa, kapan, kepada siapa harus sampai, dimana disediakan, siapa yang bertanggung jawab, bagaimana caranya, bagaimana pengamanannya, dan lain sebagainya. fasilitas dapat berupa uang, alat-alat, mesin-mesin, bahan, metode, teknik kerja, waktu, ruangan, dan sebagainya. fasilitas juga dapat berupa wewenang, dengan mandate, atau surat kuasa, surat keputusan, penunjuk jalan, instruksi, kepada pejabat yang sukar dihubungi, perumahan, kendaraan, asuransi kecelakaan, dan lain-lain, apabila pekerjaan mengandung resiko. Fasilitas ini adalah fungsi manajemen untuk membuat para bawahan merasa diurus/ diperhatikan kebutuhannya oleh pimpinan. Dengan fasilitas yang memadai maka mereka dapat bekerja lebih mantap, bersemangat, secara sungguh-sungguh, dan tanpa ragu-ragu untuk organisasi.

Daftar Pustaka

Sutarno NS (2006). Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktik. Jakarta: Sagung Seto.

Penggerakan Perpustakaan


About Redaksi

Kirimkan Tulisan anda tentang semua hal yang berkaitan dengan Perpustakaan dalam bentuk Artikel, Berita, Makalah, Lowongan Kerja Pustakawan, Seminar Perpustakaan, atau yang lain yang berkaitan dengan dunia perpustakaan ke email Redaksi : bicaraperpustakaan@gmail.com | Dan Jika ingin jadi bergabung untuk menjadi PENULIS dalam situs ini silahkan mendaftar ke link berikut ini http://bicaraperpustakaan.com/wp-login.php?action=register

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

loading...