Home / Artikel / Pengorganisasian Perpustakaan

Pengorganisasian Perpustakaan


Pengorganisasian Perpustakaan – Fungsi manajemen terpenting yang kedua adalah pengorganisasian, yakni fungsi yang dijalankan oleh semua manajer dari semua tingkatan. Hasil pengorganisasian bukanlah sebuah struktur organisasi, melainkan terorganisasikannya semua aktifitas di dalam suatu wadah organisasi, sehingga semua tugas dan fungsi berjalan guna mencapai tujuannya. Pengorganisasian dijalankan dalam tiga tahap, yakni:

  • Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama, sebagai hasil analisis pembagian kerja
  • Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat pula atas dasar prinsip “the right man in the right place”
  • Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk masing-masing orang dan unit satuan kerja.

Pangkal tolak pengorganisasian adalah rencana. Karena pada prinsipnya pengorganisasian adalah tindak lanjut untuk menjalankan rencana. Artinya pengorganisasian itu merupakan konsep untuk memikirkan, memperhitungkan, kemudian menyediakan segala sesuatunya seperti uang, sarana, fasilitas, kendaraan, surat mandate, sumber daya manusia, sarana dan prasarana seperti perabot dan perlengkapan. Maksudnya agar rencana-rencana yang telah ditentukan benar-benar direalisasikan. Jadi pengorganisasian bukan mencipta organisasi baru atau mengadakan reorganisasi.

Fungsi pengorganisasian sangat menentukan kelancaran jalannya pelaksaan berupa pewadahan atau pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, tanggung jawab, dan orang-orang yang harus ditata dan dihubungkan satu sama lain demikian rupa. Dengan demikian setiap orang tahu apa kedudukan, tugasnya, fungsinya, pekerjaannya, tanggung jawabnya, dan kewajibannya, hak-haknya, serta wewenangnya. Mereka kemudian tahu siapa atasan dan bawahannya, bagaimana tata cara dan mekanisme berhubungan dan lain sebagainya.

Langkah-langkah dan masalah-masalah pengorganisasian adalah sebagai berikut:

  • Mempelajari rencana, terutama dari segi: Apa tujuan (objeknya), apa yang harus dijalankan, siapa yang harus menjalankan, kapan harus dijalankan, dan dimana harus dijalankan
  • Menegaskan siapa yang berkuasa dan bertanggung jawab sepenuhnya atas rencana tersebut, maka dialah yang akan dijadikan pusat pengomandoan (perintah, pengarahan dan pusat disiplin) atas unity of command.
  • Tujuan (goal), seluruh pekerjaan dibagi-bagi dengan setiap objeksebagai pusat atau titik akhir, sehingga terdapat unit-unit kerja atau unit-unit tugas.
  • Setiap unit kerja (unit tugas) dipertanggungjawabkan kepada suatu kelompok dengan pimpinan pusat pada seorang Kepala Unit masing-masing.
  • Setiap Kepala Unit didelegasikan kewenangan dan tanggung jawabnya, sesuai dengan bobot kerja unitnya.
  • Semua aktifitas tersebut disusun skema atau bagan organisasi (Organization chart) dan peraturang-peraturan beserta instruksi-instruksi, sehingga tidak bertentangan dengan struktur organisasi yang berlaku/ yang ada, yang sudah ditetapkan oleh pihak atasan.contohnya, seorang Direktur Jenderal suatu departemen tidak boleh mengatur mengubah apa yang sudah ditetapkan Menteri.

Dengan langkah-langkah tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa pengorganisasian di perpustakaan dimulai dari penyusunan disain organisasi (organization design) dalam bentuk suatu pola organisasi yang akan menjadi struktur atau mekanisme dan tertib. Disain itu dibuat berdasarkan objektif yang harus dicapai sebagaimana ditetapkan di dalam rencana. Dari sini, akan dianalisis dan diketahui pekerjaan-pekerjaan (jobs) apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tujuan (objectives). Langkah setelah mengetahui pekerjaan-pekerjaan tersebut, selanjutnya perlu memikirkan unsure-unsur dalam sebuah organisasi perpustakaan. Unsure-unsur itu adalah:

loading...
  • Pembagian kerja, sebuah organisasi dibentuk untuk mewadahi kegiatan yang harus dilakukan oleh banyak orang dalam waktu yang bersamaan
  • Penentuan sumber kewenangan yang akan menentukan tanggung jawab
  • Menciptakan tata hubungan antara jabatan-jabatan dan unit-unit agar dapat berkembang tim kerja yang harmonis.

Sebuah perpustakaan pada dasarnya merupakan struktur organisasi fungsional dan divisional. Struktur fungsional maksudnya bahwa pekerjaan dan kerja yang sejenis dimasukkan ke dalam suatu unit organisasi, sehingga terbentuk unit-unit organisasi yang masing-masing terdiri atas pekerjaan-pekerjaan yang sejenis, misalnya pekerjaan yang dilakukan oleh para pejabat fungsional pustakawan. Semua mengenai koleksi bahan pustaka, sejak proses seleksi, pengadaan, pengolahan atas semua jenis koleksi bahan pustaka sampai dengan penempatan rak atau tempat tertentu untuk siap dipergunakan pengunjung. Pekerjaan tersebut menggunakan tenaga spesialisasi dan profesional atau sekurang-kurangnya dibekali suatu ketrampilan yang memadai, sehingga dapat berjalan cepat, efektif, dan efisien. Unit fungsional dibentuk berdasarkan persamaan jenis pekerjaan menurut cara dan proses atau penggarapan (pengolahan).

Struktur organisasi divisional, maksudnya adalah bahwa berbagai macam pekerjaan dan kerja yang diperlukan untuk mencapai satu tujuan di masukkan ke dalam satu unit organisasi. Unit divisional dibentuk berdasarkan persamaan tujuan. Di dalam perpustakaan ada divisi atau bagian atau urusan pengadaan, pengolahan, layanan, pengembangan, dan promosi. Tujuannya sama, yakni agar semua jasa perpustakaan dilaksanakan dengan baik dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat. Namun kegiatan persiapan dan proses pelaksanaannya meliputi banyak hal dan meminta konsentrasi dan kerja keras semua komponen perpustakaan. Tahap selanjutnya dalam pengorganisasian perpustakaan adalah pendelegasian (pelimpahan) dari pimpinan yang lebih atas kepada pimpinan yang lebih bawah. Ada tiga jenis pendelegasian yaitu:

  • Tanggung jawab (responsibility), yaitu pekerjaan, kewajiban atau fungsi yang dibebankan kepada suatu jabatan atau posisi yang terdiri atas berbagai macam kegiatan seperti mental, intelektual, dan fisik yang harus dijalankan untuk pelaksanaan beban pekerjaan atau posisi tersebut.
  • Kewenangan, adalah sekumpulan wewenang, yang terdiri atas suatu kekuasaan dan hak (power and right) yang dipercayakan kepada pemegang jabatan untuk menunaikan tanggung jawab. Ada tiga bentuk tanggung jawab yaitu; tanggung jawab mutu dan keahlian, tanggung jawab sosial politik, dan tanggung jawab hukum yang masing-masing mempunyai konsekuensi.
  • Pertanggungjawaban (accountability) adalah kewajiban moral dan hukum (obligation) untuk menunaikan dan menggunakan kewenangan mengenai pemakaian dan penggunaan berbagai sumber daya perpustakaan antara lain sumber daya manusia, uang, inventaris, waktu, teknologi, dan fasilitas lain. Untuk dapat melaksanakan tanggung jawab harus ditentukan lebih dulu secara tegas syarat-syarat yang harus dipegang dan dijadikan pedoman, baik berupa peraturan, kebijakan, maupun standar.

Pengorganisasian di perpustakaan akan berakhir dengan ketegasan mengenai tiga macam tertib yaitu:

  • Tertib personal, dalam hal wewenang, tanggung jawab, tugas, kewajiban, posisi, kedudukan dan perannya
  • Tertib fungsional atau urusan, dimana setiap urusan mempunyai batasan, ruang lingkup, dan tempat-tempat sendiri
  • Tertib barang, dimana setiap barang harus ada ditempatnya sendiri-sendiri, dan setiap waktu diperlukan atau dicek selalu ada

Tertib administrasi, artinya semua kegiatan dicatat, diatur dan dibukukan secara rapi menurut sistem administrasi yang benar, proseduran, mekanitis dan sikuensial. Tertib (Order) merupakan pangkal tolak pembentukan sikap disiplin untuk semua orang yang ada di dalam perpustakaan. Jadi, istilah tertib disiplin dan tanggung jawab merupakan suatu kesatuan makna yang harus dilaksanakan sekaligus oleh mereka yang diberikan amanah.

Daftar Pustaka

Sutarno NS (2006). Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktik. Jakarta: Sagung Seto.

Pengorganisasian Perpustakaan


About Redaksi

Kirimkan Tulisan anda tentang semua hal yang berkaitan dengan Perpustakaan dalam bentuk Artikel, Berita, Makalah, Lowongan Kerja Pustakawan, Seminar Perpustakaan, atau yang lain yang berkaitan dengan dunia perpustakaan ke email Redaksi : bicaraperpustakaan@gmail.com | Dan Jika ingin jadi bergabung untuk menjadi PENULIS dalam situs ini silahkan mendaftar ke link berikut ini http://bicaraperpustakaan.com/wp-login.php?action=register

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

loading...